Zasady wystawiania rachunków przez osoby fizyczne – wzór rachunku w formacie doc i pdf.

Obecne prawo jest tak skonstruowane, że każdego rodzaju działalność zarobkowa podlega określonym reżimom podatkowym – z uwzględnieniem jedynie wyłączeń ściśle określonych przez obowiązujące przepisy. Warto o tym pamiętać niezależnie od posiadanego statusu. Bowiem nawet będąc osobą fizyczną nie prowadzącą typowej działalności gospodarczej, można podlegać określonym obowiązkom podatkowym.

Kryteria uznania działalności za działalność gospodarczą

W rozumieniu Ordynacji podatkowej przez działalność gospodarczą rozumie się każdą działalność zarobkową – czyli taką rozumianą zgodnie z ustawą – Prawo przedsiębiorców, jak i każdą inną działalność zarobkową wykonywaną we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek (nawet gdy inne ustawy nie zaliczają jej lub osoby ją wykonującej – do przedsiębiorców). Oznacza to, że zamiar osiągania przez osobę fizyczną określonego rodzaju dochodów należy każdorazowo szczegółowo zweryfikować pod kątem wiążących się z nim obowiązków podatkowych. Do tego rodzaju źródeł dochodów należą przykładowo osiągane zyski z tytułu najmu lokalu, rzeczy ruchomej, czy powierzchni reklamowej. Jest to szczególnie istotne w zakresie, w jakim dochód ten może wiązać się z obowiązkiem zapłaty podatku. Zaniedbanie w tej kwestii może bowiem doprowadzić nie tylko do konieczności zapłaty powstałej zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, ale również do pociągnięcia do odpowiedzialności karnej skarbowej. Dotyczy to więc sytuacji, gdy osiągnięcie dochodu następuje nie za pośrednictwem podmiotu (pracodawcy), który jest zobowiązany (jako płatnik) do pobrania należnego podatku i odprowadzenia do urzędu skarbowego. Osoba fizyczna jest wówczas zobowiązana do samodzielnego odprowadzenia podatku od osiągniętego przez nią przychodu.

Obowiązki osób fizycznych wynikające z prowadzenia działalności zarobkowej

W  przypadku więc, gdy osoba fizyczna osiąga dochody (tak zwane) własne (np. z tytułu najmu lokalu mieszkalnego, rzeczy ruchomej czy powierzchni reklamowej albo sprzedaży rzeczy) – niezależnie od faktu, iż nie jest ona typowym zarejestrowanym przedsiębiorcą – jest zobowiązana każdorazowo na życzenie (żądanie) swojego kontrahenta dokumentować realizowane transakcje poprzez wystawienie rachunku.

Jednocześnie – zgodnie z obowiązującymi przepisami – rachunek należy wystawić w terminie 7 dni od:

• dnia wykonania usługi lub wydania towaru (jeżeli kontrahent zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru)
• dnia zgłoszenia żądania (jeżeli kontrahent zażądał rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru).

Niema natomiast obowiązku wystawiania rachunku, jeżeli kontrahent zażądał jego wystawienia po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Jednocześnie rachunek powinien zawierać następujące elementy:

• data wystawienia i numer kolejny rachunku,
• dane sprzedawcy (imię, nazwisko, adres),
• dane nabywcy (imię, nazwisko i/lub nazwa firmy, adres, NIP),
• data transakcji,
• przedmiot transakcji ze wskazaniem numeru umowy (np. umowy najmu – jeśli została zawarta),
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,
• ogólną sumę należności (wyrażoną liczbowo i słownie) oraz
• czytelny podpis sprzedawcy usługi/towaru.

Jednocześnie, w przypadku gdyby oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek powinien zawierać również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.

Co do zasady więc rachunek powinien zawierać elementy właściwe dla typowej faktury VAT (z oczywistym pominięciem tych elementów, które są wymagane dla podatników VAT – np. kwota podatku i rozdzielenie wartości należności na netto i brutto).

Przykładowy wzór rachunku:

                                                            …………………………………., dnia…………………….

                                                                      Miejscowość                           Data wystawienia

Data sprzedaży:………………………………….

Sprzedawca                                                              Nabywca

…………………………………………..                      …………………………………………..

…………………………………………..                      …………………………………………..

NIP.……………………………………..                      NIP.……………………………………..

                                                     RACHUNEK NR ………..

Sposób zapłaty: …………………………………………………………………………………….

Termin zapłaty: ……………………………………………………………………………………..

Bank: ………………………………………………………………………………………………….

Numer konta: ………………………………………………………………………………………..

Do zapłaty: ……………………………………………

(Słownie: ……………………………………………………………………………………………………………………..)

Zapłacono: …………………………………………..

Pozostało do zapłaty: …………………………..

                                                                                       Podpis sprzedawcy

Pobierz rachunek w formacie doc i pobierz pdf.