Opisywanie faktur dla jednych przedsiębiorców może oznaczać porządek w dokumentacji księgowej, a innych będzie chroniło przed karami związanymi z popełnieniem wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. W jednym i drugim wypadku jest przydatne, a nawet konieczne, chociaż będzie przebiegało w inny sposób. W pierwszej kolejności przyjrzyjmy się, jak mogłoby to wyglądać w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą z tzw. uproszczoną księgowością, czyli w oparciu o KPiR.
Opisywanie faktur przy KPiR
W wypadku Księgi Przychodów i Rozchodów opisywanie faktur nie jest konieczne. Należy jednak rozdzielić faktury na:
- przychodowe
- kosztowe
- delegacje firmowe.
O ile faktury przychodowe nie stwarzają raczej problemu, to kosztowe warto sklasyfikować. Ich opis może zawierać:
- opis zdarzenia gospodarczego (np. dokładny cel zakupu)
- nr pod którym została zaksięgowana w KPiR
- nr księgowy w rejestrze sprzedaży VAT.
Opisywanie faktur kosztowych może być też przydatne, jeśli nie wszystkie pozycje z danej faktury księgujemy. Celem opisywania delegacji firmowych jest łatwe powiązanie ich z konkretnymi zdarzeniami przyczyniającymi się do zwiększenia lub zabezpieczenia przychodu.
Pełna księgowość a opisywanie faktur
W wypadku pełnej księgowości, opisywanie faktur nie jest wyborem, a obowiązkiem. Definiuje go art. 21 dziennika ustaw zawierający elementy dowodu księgowego. Pełny tekst ustawy opublikowano na stronie http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf.
W ustawie tej wskazano na następujące elementy opisu faktur, stanowiących dowód księgowy:
Określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Jak to wygląda w praktyce?
Opis księgowy w praktyce
W praktyce w celu stwierdzenia zgodności danych, przypisania do odpowiedniego konta kosztowego oraz zatwierdzenia kosztu, stosuje się podwójną pieczątkę lub nadruk. Dopuszczalne jest też sporządzenie opisu w formie elektronicznej, jeśli program księgowy na to pozwala. Kolejno znalazłyby się następujące informacje:
- Pieczęć organizacji oraz opis np.:
- operacja dotyczy…
- zgodnie z umową o numerze… zawartą dnia…
- Cel zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności
- Zdanie: „Stwierdzam zgodność pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym”
- Datę i podpis osób uprawnionych.
Cel opisywania faktur w pełnej księgowości
Opisy faktur i ich weryfikacja ma potwierdzić, że są one zgodne z dokumentowaną operacją gospodarczą, zawierają wszystkie elementy wymagane przez prawo skarbowe i wolne od błędów. Tak więc, dodatkowa praca konieczna do wykonania przy pełnej księgowości chroni przedsiębiorcę, który obraca często niemałymi środkami, czasami pochodzącymi z dotacji, umów sponsorskich i innych źródeł regulowanych odrębnymi przepisami prawa. Oczywiście dobro właścicieli firm nie było celem samym w sobie. System ten zapobiega nadużyciom, które mogłyby uszczuplić budżet państwowy. A na to ustawodawca nie mógłby pozwolić.
