Każdy kto pracuje w księgowości lub prowadzi własną działalność gospodarczą i zajmuje się samodzielnie fakturami wie, że nawet najlepszym firmom zdarzają się błędy oraz pomyłki. Co należy zrobić jeżeli na fakturze pojawił się błąd? Odpowiedzią zazwyczaj jest wystawienie noty korygującej. Kiedy i w jakich warunkach należy ją wystawić? Co trzeba uwzględnić w takim dokumencie? O tym wszystkim w dzisiejszym artykule.
Nota korygująca, czyli sposób na błędną fakturę
Definicja noty korygującej mówi o tym, iż jest to dokument, którego zadanie oscyluje wokół poprawy błędów na fakturze. Notę korygującą wystawia odbiorca faktury, czyli klient, a następnie przesyła ją do swojego kontrahenta w dwóch egzemplarzach, przy czym jeden będzie do zwrotu. Notę korygującą można wystawić do faktury kosztowej oraz do faktury korygującej. Ma ona naprawić błędy i pomyłki, które powstały przy wystawianiu tych właśnie dokumentów.
Kiedy można wystawić notę korygującą?
Za pomocą noty korygującej można poprawić błędy opisowe widoczne na fakturze. Oznacza to, że możemy wystawić taki dokument kontrahentowi, który na wystawionej dla nas fakturze wpisał np. błędny NIP, niepoprawnie wprowadził adres czy pomylił się w innych szczegółach opisowych. Jeżeli data sprzedaży, zapłaty albo odbioru towarów została wpisana w błędny sposób, nota korygująca będzie stanowić rozwiązanie tej sytuacji. Podobnie jest w przypadku kiedy nasz kontrahent niepoprawnie wpisał pełną nazwę firmy lub gdy pomylił się wskazując sposób zapłaty.
Nie każdą fakturę można poprawić wystawiając notę korygującą…
Notę korygującą można wystawić jedynie w określonych sytuacjach. Nie można tego zrobić jeżeli błędy na fakturze dotyczą takich kwestii jak błędy w obliczeniach i rachunkowe (np. błędnie podana kwota podatku VAT, niepoprawnie obliczona kwota brutto itp.), źle wskazana ilość albo jednostka miary produktów lub usług, nienaliczone upusty lub obniżki, zwroty towarów albo zapłaty. Noty korygującej nie wystawia się wówczas kiedy błąd dotyczy np. ceny brutto albo netto jednego z zakupionych towarów. Kiedy błąd dotyczy stawki procentowej podatku VAT dla danego produktu, wówczas również nie wystawimy noty korygującej. Błędne sumowanie kwot należnych z tytułu zakupu poszczególnych towarów również do tego nie uprawnia. W takich sytuacjach rozwiązaniem będzie wystawienie faktury korygującej.
Zawartość noty korygującej jest określona ustawowo
Elementy, które musi zawierać prawidłowo wystawiona nota korygująca zostały szczegółowo wymienione w ustawie. Artykuł 106k ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług wyraźnie określa poszczególne dane, które należy wyszczególnić. Nota korygująca powinna mieć wyraźne oznaczenie mówiące o tym, że stanowi taki właśnie dokument. Należy więc zatytułować go jako „Nota korygująca”. Konieczne jest także wskazanie jej numeru oraz daty wystawienia. Najważniejszym punktem noty jest podanie błędnych danych z faktury oraz poprawnych. Nota korygująca musi zawierać również dokładne dane z faktury, jakiej dotyczy – w szczególności data wystawienia, numer faktury, dokładne dane kontrahentów (imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, NIP), data dostawy lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, nazwy oraz ilości nabywanych towarów albo usług.
Nota korygująca – postaw na dobry wzór
Wzór noty korygującej można znaleźć i pobrać z gofin.pl https://druki.gofin.pl/nota-korygujaca,wzor,192,171,383.html w formacie w pdf.
