Faktura zaliczkowa jest jednym z dokumentów finansowych, które wystawiane są przed rozpoczęciem realizacji zamówienia lub świadczenia usług. Służy ona do uregulowania zaliczki za zaplanowane czynności. Warto poznać jej charakterystykę i zasady jej wystawiania.
Czym jest faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa jest to dokument handlowy, który potwierdza wpłatę zaliczki na konto firmy lub jej otrzymanie w gotówce. Wystawia się ją przed wykonaniem pełnego zakresu usługi lub dostarczeniem towaru. Faktura ta musi zawierać wszystkie niezbędne dane aby została wprowadzona do obiegu firmy. Dokument ten jest wykorzystywany w przypadku, gdy klient chce uregulować część należności przed pełnym wykonaniem usługi lub dostarczeniem towaru.
Wymagania dotyczące faktury zaliczkowej- wzór
W celu zgodnego z prawem wystawienia faktury zaliczkowej, konieczne jest spełnienie kilku wymagań. Przede wszystkim, faktura musi zawierać datę jej wystawienia, numer faktury, sposób zapłaty, numer zamówienia, do którego wniesiono zaliczkę, nazwę i adres sprzedawcy, NIP sprzedawcy oraz nabywcy, datę wykonania usługi lub dostawy towaru, cenę jednostkową, wartość netto i brutto oraz stawkę VAT. Dodatkowo, powinna być ona opatrzona podpisem osoby uprawnionej do jej wystawienia.
Wzór dokumentu można zobaczyć i pobrać na: terazbiznes.pl – faktura zaliczkowa
Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
Faktura zaliczkowa jest wystawiana przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, kiedy klient dokonuje wpłaty zaliczki na konto firmy lub przekazuje ją w gotówce. Zaliczka ta jest częściowym wynagrodzeniem za przyszłe usługi lub dostawy towarów, które jeszcze nie zostały wykonane lub dostarczone. Faktura zaliczkowa stanowi zabezpieczenie dla sprzedawcy, który może być pewny, że klient zadeklarował swoją gotowość do uregulowania pozostałej części należności.
Zasady wystawiania faktury zaliczkowej
Wystawienie faktury zaliczkowej wiąże się z pewnymi zasadami. Przede wszystkim, faktura ta musi być wystawiona przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Ponadto, zaliczka powinna stanowić część całkowitej kwoty, która zostanie zapłacona po wykonaniu usługi lub dostawie towaru. Faktura zaliczkowa powinna być opatrzona odpowiednią adnotacją, aby wskazać, że jest to faktura zaliczkowa, a nie pełna faktura. Ostatecznie, warto pamiętać, że sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia pełnej faktury po zakończeniu usługi lub dostawie towaru, która uwzględni całkowitą kwotę i zaliczkę już wpłaconą.
Co jeśli nie wystawimy faktury zaliczkowej?
W przypadku braku wystawienia faktury zaliczkowej, sprzedawca może napotkać na trudności finansowe, gdyż nie otrzyma zabezpieczenia w postaci zaliczki, co zwiększa ryzyko niewypłacalności klienta. Ponadto, sprzedawca może stracić prawo do odliczenia podatku VAT, gdyż faktura zaliczkowa stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT związanego z zaliczką. Z kolei nabywca może napotkać na problemy z ewidencją kosztów w firmie, co wpłynie na koszty podatkowe.
Podsumowując, faktura zaliczkowa jest ważnym dokumentem handlowym, który pozwala zabezpieczyć interesy sprzedawcy przed ryzykiem niewypłacalności klienta. Wymaga ona spełnienia określonych wymagań i zasad wystawiania. Brak jej wystawienia może skutkować niedogodnościami od strony księgowej.
